Das Dienstleistungszentrum für Informationstechnik im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung (DLZ-IT BMVBS) unterstützt  bei der:

• Planung und Realisierung von Projekten der Bundesverwaltung für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung (BVBS)
• Bereitstellung zentraler Serviceleistungen für den Betrieb der IT-Systeme
• Beratung für den IT-Einsatz in der BVBS
• Strategischen und konzeptionellen Beratung für die Fortschreibung des IT-Rahmenkonzepts

Das DLZ-IT sieht sich in der Verantwortung als IT-Kompetenzzentrum und erbringt projektbezogene IT-Leistungen, einschließlich der Einweisungen und Schulungen. Ebenso werden IT-Werkzeuge für die BVBS-weite Unterstützung bereitgestellt und IT-Rahmenkonzepte im Allgemeinen und für die IT-Sicherheit im Besonderen entwickelt.

Zu den wichtigsten Kunden des DLZ-IT BMVBS zählen das Bundesministerium für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung selbst (http://www.bmvbs.de), als auch die nachgeordneten Behörden des Ressorts, insbesondere die Wasser- und Schifffahrtsverwaltung des Bundes (http://www.wsv.de).

Organisatorisch ist das DLZ-IT BMVBS bei der Bundesanstalt für Wasserbau, einer zentralen technisch-wissenschaftlichen Bundesoberbehörde, angesiedelt.

Die Zielsetzungen des DLZ-IT BMVBS waren:

• Die Optimierungspotenziale in der IT und im IT-Betrieb zu identifizieren
• Mögliche Optimierungspotenziale zu quantifizieren
• Nach den Möglichkeiten zu priorisieren,  um mit den gegebenen Ressourcen eine optimale Lösung zu entwickeln

Dabei wurden sowohl zentrale und dezentrale IT-Bereiche, also auch relevante Facility-Bereiche und Management Prozesse, in die Untersuchung einbezogen.

Für die Datenerhebung hat die Experton Group für alle Segmente einen umfassenden Fragebogen erstellt, der es dem DLZ-IT BMVBS ermöglicht hat, alle relevanten Informationen über den Status Quo und die zukünftigen Planungen strukturiert zu sammeln. In aller Regel lagen die Informationen bereits in der einen oder anderen Form vor, so dass diese lediglich noch zusammengetragen werden mussten.

Dieser erste Schritt benötigte in etwa 4 Wochen.

In einem zweiten Schritt wurden die vom DLZ-IT BMVBS gesammelten Informationen über den Status Quo und die aktuellen Planungen in einem eintägigen Workshop diskutiert und an diversen Stellen überarbeitet. Ebenso wurde eine Begehung der wesentlichen Gebäude-einrichtungen und des Rechenzentrums durchgeführt, wodurch weitere Erkenntnisse gewonnen werden konnten.

Die Vorbereitung des ersten Workshops durch die Experton Group dauerte rund eine Woche.

Im dritten Schritt wurden die im ersten Workshop gewonnenen Informationen über den Status Quo und die aktuellen Planungen analysiert und mit Best Practices aus anderen Projekten verglichen. Auf Basis der vorhandenen Ressourcen wurden Vorschläge zur Optimierung erarbeitet, quantifiziert, priorisiert und die jeweiligen Teilprojekte grob zeitlich geplant.

So wurden 15 Teilprojekte identifiziert, die in den nächsten 2 Jahren umzusetzen wären, wobei aus Ressourcengründen jedoch praktisch nur 5-7 Teilprojekte bearbeitet werden können.

Die Analyse des Status Quo und der aktuellen Planungen, inklusive einem Benchmark mit Best Practices, sowie die Ableitung der individuellen Empfehlungen dauerte rund 2 Wochen.

Am vierstündigen Abschlussworkshop nahmen nicht nur Vertreter aus dem IT-Bereich, sondern auch aus dem Facility-Bereich sowie die Behördenleitung teil.

Ziel des Assessments war es, die Zustimmung der Behördenleitung zu erhalten und alle beteiligten Bereiche auf ein gemeinsames Ziel auszurichten.

Entsprechend wurden die Ergebnisse detailliert vorgestellt und intensiv diskutiert.

Das Ergebnis war ein abgestimmter Massnahmenplan, den alle Beteiligten mittragen, und der nun sukzessive umgesetzt wird.