Nach wie vor steht das Reduzieren von IT-Kosten in vielen Unternehmen an oberster Stelle, denn der Low-Budget-Trend setzt sich gnadenlos fort. Wer seine IT nicht konsequent evaluiert, optimiert und anpasst, gefährdet die Geschäftsziele und somit den Erfolg des Unternehmens. Für viele Unternehmen ist der Betrieb der SAP-Systeme zur größten Kostenposition im gesamten IT-Budget geworden.

Gerade in größeren Organisationen mit SAP-gesteuerten Systemen wurden mögliche Einsparpotenziale von jährlich bis zu zwei Millionen Euro ermittelt. Immerhin noch bis zu 500.000 Euro jährliche Pflegekosten für ungenutzte oder überflüssige Eigenentwicklungen lassen sich selbst in kleinen SAP-Systemen mit bis zu 500 Usern einsparen.

Das Management steht diesem Problem oft machtlos gegenüber. Viele sehen zwar die hohen Kosten, erkennen aber nicht die Ursache. Oft stehen den IT-Organisationen die Ressourcen und das Know-how nicht zur Verfügung, diese Untersuchungen durchzuführen.

Mit modernen KPI-Werkzeugen können hier jedoch beachtliche Einsparpotenziale freigelegt werden. Sie liefern dem Management in kürzester Zeit die strategische und operative Entscheidungsgrundlage, die es benötigt, um den Einsatz der SAP-Software langfristig wirtschaftlich und gemäß den angestrebten Zielen zu gestalten. Dabei ist der Ressourcenaufwand für das Unternehmen äußerst gering. Die regelmäßig aktualisierte Business-Sicht auf die Effektivität einer SAP-Investition, der reduzierte Zeitaufwand einschließlich Kosten und Risiken für Wartung, Upgrades, Migrationen, Outsourcing und Konsolidierungen oder die Verbesserung der Systemproduktivität sind nur einige Vorteile, die sich dem Anwender beim Einsatz einer solchen Methode bieten.

Entscheidungen im Hinblick auf Standard- versus Eigenentwicklungen haben sehr oft einen politischen und weniger einen technischen Hintergrund. So versuchen viele Landesgesellschaften und Tochterunternehmen, durch spezielle Anforderungen der Konzernkontrolle zu entgehen, hinter der sich in vielen Fällen unter Umständen eine globale Umstrukturierung von einer geographischen Fokussierung auf eine globale Geschäftsbereichsfokussierung verbirgt. Diese Angst der Länder und Fachbereiche wird dann in vielen Fällen mit Spezialanforderungen und kostspieligen Eigenentwicklungen zum Ausdruck gebracht. Eine Harmonisierung der Geschäftsprozesse hat in den meisten Fällen ebenfalls nicht stattgefunden; stattdessen wird versucht, dies über die Applikation zu erzwingen. Insbesondere die Auswertung der Geschäftsdaten und die kontinuierliche Betreuung der SAP-Installationen wird damit aber maßgeblich behindert. Durch eine schnelle KPI-Untersuchung können viele versteckte Kosten schnell und unpolitisch aufgedeckt werden. Die Reduzierung der Wartungskosten ist natürlich ein willkommener Effekt, aber die Verbesserung der Projektlaufzeiten, die schnellere Anpassung der Prozesse und eine bessere Durchgängigkeit der Systeme mit einer besseren Datenauswertung bringen nochmals ein Vielfaches an Geschäftsvorteilen und verbesserter Wettbewerbsfähigkeit mit sich.