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Pressemeldung

22.02.2011

Office-Anforderungsanalyse: Anwender fordern zukunftssichere Technologie ein, möchten, dabei aber gleichzeitig „extrem“ flexibel sein

  • Anwender wollen verbindliche Roadmaps und flexible Lizenzierung
  • Wahlfreiheit führt nicht zwingend zu einem Wechsel der Lösungen
  • Methodische Anforderungsanalyse als Hilfsmittel bei der Auswahl von Office-Systemen

Jahrelang hatten Anwenderunternehmen keine wirkliche Alternative zu den Office-Lösungen von Microsoft. Ob sie wollten oder nicht, die Entscheidung fiel mit großer Sicherheit auf die Lösungen des Marktführers. Anbieter anderer proprietärer Lösungen oder aus dem Open-Source-Lager konnten sich in den vergangenen zehn Jahren nicht flächendeckend durchsetzen. „Erst durch den Markteintritt von Google und mit dem Distributionsmodell „Software as a Service“ kam eine Art von Bewegung in den Markt“, so Axel Oppermann, Senior Advisor bei der Experton Group. „Auch wenn die Applikationen von Google den großen Durchbruch nicht geschafft haben, haben sie die Tür für andere Anbieter weit aufgemacht“, ergänzt Oppermann. So bieten mittlerweile eine Vielzahl von etablierten Herstellern, wie IBM, Oracle oder Adobe, SaaS-basierte Office-Lösungen an, bzw. haben diese angekündigt. Hierdurch entsteht eine neue Form der Wahlfreiheit für Anwender, da diese, basierend auf ihren konkreten Anforderungen, eine bedarfsgerechte Auswahl der Lösungen vornehmen können.

Eine aktuelle Untersuchung[1] der Experton Group zeigt auf, dass die IT-Entscheider eine zukunftssichere Technologie einsetzen möchten, dabei aber gleichzeitig „extrem“ flexibel für zukünftige Entscheidungen sein wollen. „Die Anwender fordern von den Herstellern eine verbindliche und mittel- bis langfristige Roadmap, in Verbindung mit flexiblen Lizenzbedingungen“, fasst Axel Oppermann die Aussagen der IT-Entscheider zusammen.

Ferner steht immer mehr die bedarfsgerechte Ausstattung der Anwender im Fokus des Managements. Die Unternehmen sind es oftmals überdrüssig, alle Mitarbeiter mit einem vollumfänglichen Office-Portfolio auszustatten. Es wird in Zukunft vielmehr darum gehen, für jede Rolle im Unternehmen die richtigen Lösungen bereitzustellen.

Anforderungen bei der Beschaffung von Software

 

Methodische Anforderungsanalyse als Hilfsmittel bei der Auswahl von Office-Systemen

Während viele Unternehmen bei der Auswahl von ERP- oder CRM-Systemen auf ein methodisches Vorgehen zurückgreifen, verzichten sie in der Validierungs- und Beschaffungsphase von Office-Systemen häufig auf einen solchen systematischen Angang.

Die Experton Group empfiehlt auf Grundlage der Untersuchungen bei der Auswahl von Office-Lösungen auf eine methodische Anforderungsanalyse zurückzugreifen. Hierbei sind

  • die aktuelle Produkt- und Lizenzsituation im Unternehmen zu ermitteln,
    • Welche Lizenzen sind vorhanden und werden eingesetzt?
    • Welche Nutzungsrechte für aktuelle und zukünftige Produktgenerationen wurden bereits erworben?
  • die zukünftigen (organisatorischen) Ziele des Unternehmens in die Validierung mit einzubeziehen
    • Wie soll die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen zukünftig abgebildet werden (Einführung von UCC-Lösungen, etc.)?
  • und die individuellen und unterschiedlichen Anforderungen der (wichtigsten) Anwender zu ermitteln.
    • Welche Anwendergruppen und Profile gibt es, und welche Anforderungen hinsichtlich der Ausstattung haben die Anwender?
      • Hierbei gilt es auch Themen wie Verfügbarkeiten von Daten bzw. Dateien auf unterschiedlichen Endgeräten sowie Compliance-Anforderungen zu validieren.

„Ziel der methodischen Anforderungsanalyse sollte es sein, bereits zu einem frühen Zeitpunkt des Auswahl- und Beschaffungsprozess zu identifizieren, welche Anforderungen Mitarbeiter und Unternehmensleitung haben und diese mit der Ist-Situation im Unternehmen zu vergleichen“, so Axel Oppermann. Hierbei geht es auch darum, den zu erwartenden Nutzen zu ermitteln. Im Zusammenhang mit der Anforderungsanalyse hat eine Priorisierung der Anforderungen zu erfolgen. Hierzu sollte eine Compliance-Matrix entwickelt werden, die die einzelnen Ausprägungen (Anforderungen) auch gewichtet. Dabei dient diese Matrix dem Nachweis der Erfüllung der grundlegenden Anforderungen des Unternehmens. Auf Basis der ermittelten Werte erfolgt dann die Auswahl der relevanten Lieferanten und Produkte, welche durch eine Test- und Planungsphase ergänzt wird.

Fazit

Office-Lösungen haben sich als eine strategische Komponente innerhalb der IT-Infrastruktur etabliert. Die Anforderungen an eine solche Lösung verändern sich allerdings in immer schnelleren Zyklen. Deswegen ist auch nicht nachvollziehbar, warum viele Unternehmen Office-Applikationen noch immer fünf und mehr Jahre einsetzen. Gerade in den letzten Jahren sind zahlreiche Neuerungen hinsichtlich Funktionalitäten und Beschaffung zu erkennen. Auch deshalb ist eine sorgfältige Auswahl von Office-Produkten unabdingbar. Entscheider in den Anwenderunternehmen haben durch die zunehmende Zahl an Anbietern und Servicekonzepten an Wahlfreiheit gewonnen. Microsoft hat noch immer, im Hinblick auf die installierte Basis, eine unbestritten führende Stellung im Bereich der Office Lösungen inne. Obgleich mit Anbietern wie Google, IBM oder Oracle für den Entscheider ernstzunehmende Optionen und Konzepte auftauchen, wird auch auf absehbare Zeit das Microsoft Office-System für die breite Masse der Unternehmen in Deutschland die erste Wahl bleiben. Begründet wird dies neben dem Lösungsportfolio und historisch bedingten vertraglichen Verflechtungen auch durch die zunehmende Flexibilität in der Lizenzierung und Bereitstellungsform.

Experton Group ist allerdings der Meinung, dass die aktuellen und in naher Zukunft angebotenen web-basierten Lösungen langfristig eine größere Alternative für Unternehmen sein werden, als es Open-Source-Lösungen in der Vergangenheit waren. Zukünftig erfolgreiche Szenarien setzen auf diese drei Komponenten - Client, Server und Service - aus welchen die Anwender die individuell passenden Komponenten auswählen. 

 

Bild und Biographie von Axel Oppermann finden Sie unter folgendem Link:

www.experton-group.de/company/team/person/article/oppermann-axel.html

 

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[1] Befragt wurden 150 Entscheider in Unternehmen mit mehr als 100 PC-Arbeitsplätzen in Deutschland

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