Pressemeldung

Strategisches Lizenzmanagement ermöglicht Anwenderunternehmen Kosteneinsparung von mehr als 15 Prozent!

• Fehlendes Lizenzwissen verschlingt unnötige Ressourcen.
• Lizenzmanagement muss Chefsache sein.
• Softwarehersteller erschweren optimale Lizenzbeschaffung

Je nach Branche und Anzahl der Mitarbeiter liegen die Ausgaben für Software-Produkte zwischen 20 und 42 Prozent des gesamten IT-Budgets. Umso erstaunlicher ist es, dass das Software-Lizenzmanagement in den meisten Unternehmen nicht im strategischen Focus  der Geschäftsleitung liegt. Ein  Grund für diese stiefmütterliche Behandlung des Themas liegt unter anderem daran, dass die Frage nach den „tatsächlichen“ momentanen und zukünftigen Lizenzbedarfen für viele Unternehmensverantwortliche nur bedingt zu beantworten ist. Auch wird wiederholt auf ein aktives Lizenzmanagement verzichtet, da die Verantwortlichen insgeheim von einer Unterlizenzierung ausgehen. Doch das Gegenteil ist häufig der Fall: So liegt in 25 bis 35 Prozent der Unternehmen eine nicht bedarfsgerechte bzw. eine Überlizenzierung vor. Diese fehlerhafte Allokation kann jedoch durch einige einfache Aktivitäten vermieden bzw. reduziert werden. Hierzu zählt exemplarisch ein strategisches Lizenzmanagement, welches alle Aktivitäten umfasst, die dazu dienen, den Softwarebestand eines Unternehmens über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg zu verwalten, zu kontrollieren und zu schützen.

Dass der Kunde König ist, scheint bei den Softwareherstellern keine hohle Phrase zu sein: Für jedes nur denkbare Bedürfnis werden entsprechende Lizenzmodelle angeboten, welche eine kostenoptimale beziehungsweise bedarfsgerechte Nutzung von Software ermöglichen soll. Neben Systembuilder-Lizenzen (SB-Lizenzen), durch Hardwarehersteller vorinstallierte OEM-Lizenzen, gibt es Lizenzen zum mieten, zum kaufen oder auf Raten. Diese Modelle gibt es dann natürlich noch auf das entsprechende Lizenzvolumen der Anwenderunternehmen angepasst  – seien es Großunternehmen, mittelständische Unternehmen oder Unternehmen mit nur 5 oder 10 PC-Arbeitsplätzen. Dessen ungeachtet bieten viele Softwarehersteller darüber hinaus noch „Versicherungsmodelle“ an, bei denen sich die Anwenderunternehmen „gegen“ den technischen Fortschritt versichern können.

„Der Investitionsgüterbereich zeichnet sich in der Regel durch eine sehr hohe Produktkomplexität aus. Für die Lizenzbestimmungen des Investitionsguts ´Software´ gilt das mittlerweile grundsätzlich“, erklärt Axel Oppermann, Advisor bei der Experton Group. „Da Unternehmen eine Vielzahl von Softwareprodukten unterschiedlicher Hersteller einsetzen, wächst der Grad an  Komplexität und möglichen Fehlerquellen,“ merkt Oppermann ergänzend an. Fehlendes Lizenzwissen führt zu fehlerhafter Allokation. Nicht nur Großunternehmen oder mittelständische Unternehmen können durch ein optimiertes Lizenzmanagement die Kosten reduzieren. Auch kleine Unternehmen  - mit nur 5 bis 10 PC-Arbeitsplätzen – können bereits durch eine optimierte Beschaffung die Kosten um 10 bis 15 Prozent reduzieren.

Lizenzmanagement ist ein unternehmensweites Unterfangen

Insbesondere in einer strategischen Herangehensweise an das Lizenzmanagement liegt ein enormes Reservoir zur Optimierung der Kostenstrukturen. In der Regel wird dieser Ansatz in einem Stufenmodell organisiert. Neben der Erfassung der installierten Software und der vorhandenen Lizenzen ist insbesondere die Compliance-Prüfung ein wichtiges Element in diesem Modell. Hier erfolgt die Überprüfung, ob der technische Bestand mit dem kaufmännischen Bestand  identisch ist. Ergänzt werden diese skizzierten Stufen unter anderem durch Bedarfsplanung und Beschaffungskonzepte. Vervollständigt wird dieses Organisationsinstrument durch ein Vertragsmanagement, in welchem eigentums- und/oder vertragsrechtliche Determinanten erfasst werden  (siehe Grafik 1).

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Grafik 1: Unternehmensweites Lizenzmanagement

 

Doch bevor diese verborgenen Reserven gehoben werden können, muss ein Softwarelizenzierungskonzept erstellt werden. Die Analyse der bestehenden Lizenz- und Wartungsverträgen bildet die Grundlage hierfür.

Abgesehen von den Verantwortungsträgern aus IT- bzw. technischen Bereichen sind in diesen Prozess insbesondere die kaufmännischen Verantwortlichen sowie die Geschäftsleitung (bzw. in größeren Unternehmen der Bereich „Business Development“) zu integrieren. Neben der buchhalterischen Abbildung der Lizenzbestände durch den kaufmännischen Bereich und der Ermittlung der „reellen“ bzw. eingesetzten Lizenzen durch den technischen Bereich (das Delta stellt die vermeintliche Unter- bzw. Überlizenzierung dar) ist darüber hinaus insbesondere die geplante Unternehmensentwicklung in die Bewertung und Ermittlung der Lizenzbedarfe und Lizenzmodelle zu berücksichtigen. (Grafik 2) .

 

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Grafik 2: Ermittlung Lizenzbedarfe und Modelle

 

Nicht nur die Quantität muss stimmen - Softwarehersteller erschweren optimale Lizenzbeschaffung

Der Lizenzdschungel nimmt stetig zu. Anwenderunternehmen müssen nicht nur die unterschiedlichen Lizenz- und Wartungsmodelle berücksichtigen. Vielmehr  müssen die Anwender auch die unterschiedlichen Versionen einzelner Softwareprodukte vergleichen. „Es ist mittlerweile keine Seltenheit, dass für ein Basisprodukt – etwa eine Office-Lösung – fünf bis sieben unterschiedliche Varianten angeboten werden“, schildert Oppermann die aktuelle Situation. „Eine sorgfältige Evaluierung lohnt sich auch an dieser Stelle. Eine verbesserte Mittelverwendung ist auch hier möglich“, vervollständigt Oppermann seine Anmerkungen. Durch eine bedarfsorientierte Selektion lässt sich nochmals ein zweistelliger Prozentbetrag sparen.  Es ist jedoch feststellbar, dass insbesondere mit den aktuellen Softwaregenerationen eine bedarfsorientierte Auswahl der Anwendungen erschwert werde. „Die Pakete sind häufig so zusammengestellt, dass nicht benötigte Module mit erworben werden müssen.“, bemängelt Oppermann. Somit wird eine optimale Lizenzversorgung erschwert. Die Strategie, welche hinter solchen Modellen liegt, beruht auf zwei wesentlichen Elementen: So ist es trotz eines häufig kompetitiven Marktumfelds Gepflogenheit, durch Bundling-Ansätze den Preisvergleich zu erschweren und bei entsprechenden Preisgestaltungselementen zusätzliche Renditen zu erzielen. Die zweite (strategische) Komponente besteht darin, neue Komponenten und Module in den Markt zu tragen, um sie einer breiten Zahl designierter Anwender vorzustellen.

 

Bild und Biographie von Axel Oppermann finden Sie unter folgendem Link:

www.experton-group.de/company/team/person/article/oppermann-axel.html

 

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