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Office-System: Neue Angebote, Funktionen und Bereitstellungsoptionen geben Freiheit – fordern aber auch umfassende Planung

04.02.2011

Axel Oppermann

Axel OppermannViele mittelständische Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre IT-Infrastruktur im Allgemeinen und die Office-Applikationen im Besonderen, zu konsolidieren und zu erneuern. Hierbei geht es insbesondere auch darum, Kommunikations- und Kollaborationslösungen in das Unternehmen und die einzelnen Arbeitsprozesse der Mitarbeiter einzuführen.

Die in den letzten 12 bis 15 Monaten zu erkennende Dynamik im Markt für Office-Lösungen (inklusive UCC-Angebote) erweitert den Entscheidungsspielraum für die Planer im Unternehmen. Die gewonnene Freiheit hinsichtlich der Anbieterauswahl erfordert allerdings mehr denn je eine sorgfältige Planung. Dabei geht es nicht nur primär um die Auswahl eines Anbieters, sondern vielmehr auch um die Auswahl unterschiedlicher Bereitstellungsformen und Integration in die IT-Strukturen. Hierzu zählen im Office-Umfeld, neben den Lösungen für den Client, insbesondere die Integration in Backendsysteme (Mail, Kollaboration, Kommunikation), im Unternehmen und externe Services (exemplarisch SaaS).

Durch die zunehmende Anzahl an Anbietern und Bereitstellungsformen haben Entscheider nun die Möglichkeit, eine an die Anforderungen der Mitarbeiter und Ziele des Unternehmens ausgerichtete Strategie hinsichtlich der Ausstattung mit Office- und Kommunikationslösungen umzusetzen. Durch diese Bündelung und Integration der unterschiedlichen Angebote, Bereitstellungsoptionen und Produkteigenschaften können Entscheider in Unternehmen eine optimierte Schnittmenge für das eigene Unternehmen ermitteln und variieren.

Office-Strategie

Hierbei gilt es, insbesondere den Nutzen der neuen Systeme zu ermitteln und genaue Ziele vorzugeben. Eine zentrale Frage lautet dabei, welche Vorteile bringen verbesserte Kollaborations- und Arbeitsprozesse einer neuen (Office)-Lösung

  • im Vergleich zu den bestehenden Office-Systemen?
  • in Zusammenarbeit mit den (restlichen) IT-Systemen?
  • in einer Wettbewerbssituation? (Wie kann eine Verbesserung zum Wettbewerb erfolgen?)

Eine solche Betrachtung sollte auf drei zentralen Eckpfeilern beruhen. Diese sind:

  • Produktivität
    Frage: Wo lässt sich die Produktivität verbessern?
  • Kosten
    Frage: Wo lassen sich Kosten reduzieren?
  • Mehrwert
    Frage: Welche Mehrwerte können durch verbesserte Arbeitsprozesse und Reorganisation erzielt werden?

Vorteile neuer Office-Lösungen

Die Experton Group hat ein White Paper zum Thema "Office der Zukunft" erstellt. Das vollständige Dokument mit weiteren Erkenntnissen und Empfehlungen finden Sie unter diesem Link:

Experton Group White Paper Office der Zukunft