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Projektmanagement: Organisation von Projekten und Einsatz von Software - die Symbiose aus Projektmanagement-Software und Kollaborationslösungen führt zum Projekterfolg

Axel Oppermann

Der Mensch lebt in einer Welt von Projekten. Ob im privaten, beruflichen oder gesellschaftlichen Umfeld - Projekte sind überall, und schon gar nichts Neues. Es hat sie schon immer gegeben, und es wird sie (wahrscheinlich) auch immer geben. Der Bau des Kolosseums in Rom, die Errichtung der Freiheitsstatue in New York, die Organisation eines lokalen Tischtennisturniers oder auch eine Klassenfahrt der Grundschule sind dabei nur einige Beispiele für große Vielfalt von Projekten.

Zum Aufbau einer effizienten, straffen und transparenten Projektorganisation setzen Unternehmen, neben der Qualifikation von Mitarbeitern, vor allem auf IT-basierte Lösungen – sogenannte Projektmanagementsoftware (PMS). Zwar lassen sich (einige) Projekte grundsätzlich auch ohne eine solche Lösung umsetzen, bei einer zunehmenden Zahl an Beteiligten und steigender Komplexität kommen Unternehmen ohne eine solche Lösung jedoch nicht aus. Es hat sich allerdings herausgestellt, dass die klassischen Projektmanagement Lösungen nicht alle Anforderungen der Beteiligten abdecken. Insbesondere wenn es darum geht,

• die Kommunikation zwischen den beteiligten Mitarbeitern (und Funktionen) zu organisieren,
• Inhalte (Dokumente) zu koordinieren,
• Termine abzustimmen,

stoßen die etablierten Projektmanagementlösungen mehr und mehr an Ihre Grenzen. Aus diesem Grund gehen immer mehr Anwenderunternehmen dazu über, klassisches softwarebasiertes Projektmanagement mit Kollaborationslösungen zu ergänzen. Diese Applikationen stellen dem Projektleiter und den einzelnen Projektmitarbeitern eine Plattform zur Verfügung, mit welcher sie die Zusammenarbeit im Projekt und den Austausch von Informationen (Terminen, Dokumente, etc.) abbilden können.

Eine aktuelle Untersuchung der Experton Group bei 150 Unternehmen in Deutschland mit mehr als 100 Mitarbeitern zeigt, dass 63 Prozent der Unternehmen, im Rahmen der Tätigkeiten Projektmanagement-Software, bzw. Software für das Management von Projekten, einsetzen.

Bei den Analysen konnte ein breites Spektrum an Lösungen und Einsatzszenarien ermittelt werden. Dabei reichen die eingesetzten Produkte von „Low-End-Lösungen“ wie Excel, über Eigenentwicklungen bis hin zu professionellen und komplexen Softwarepaketen. Mit einem Einsatzgrad von 54 Prozent, in der befragten Zielgruppe, dominiert Microsoft Project in den unterschiedlichsten Produktgenerationen und Varianten. Es ist festzustellen, dass es bei einer Vielzahl der Unternehmen keine einheitliche und umfassende Strategie hinsichtlich des Einsatzes von Software für das Projektmanagement gibt und oftmals parallel oder in einzelnen Abteilungen unterschiedliche Lösungen eingesetzt werden. So ist es keine Seltenheit, dass im IT-Bereich professionelle Multiprojektmanagement-Systeme eingesetzt werden, während im Marketing die Planung von Kampagnen in Excel-Tabellen erfolgt.

Sieben Prozent der befragten Unternehmen setzen noch immer auf Eigenentwicklungen. Die Gründe hierfür liegen oftmals in der Historie des Unternehmens. Gegen Eigenentwicklungen sprechen regelmäßig hohe Entwicklungskosten, Zeitbedarf oder Qualitätsprobleme. Dafür sprechen Aufbau von Know-how im Unternehmen oder bedarfsgerechte Entwicklung und Ausrichtung der Funktionen auf die individuellen Anforderungen.

Demgegenüber lassen sich folgende Vorteile von Standardlösungen identifizieren:

• Qualität
•  In der Regel weniger Fehler als bei Eigenentwicklungen, da die Vielzahl der Anwender zu einer umfassenden Fehlerbeseitigung beiträgt.
• Kosten
• Kosten für die Einführung und Betrieb sind meist geringer, als bei einer Eigenentwicklung. Insbesondere dann, wenn es sich bei den benötigten Funktionen um Standards handelt.
• Zeitgewinn
• Technische Neuerungen oder Anpassungen der Funktionalitäten werden von Anbietern von Standardsoftware häufig schneller abgedeckt, als es im Rahmen der Eigenentwicklung möglich ist.

Die Untersuchungen zeigen aber auch auf, dass kaum ein Unternehmen unternehmensweite EPM-Lösungen eingeführt hat. Oftmals herrschen Insellösungen in einzelnen Abteilungen vor. Hierdurch wird eine Vernetzung von Aufgaben und Ressourcen in abteilungsübergreifenden Projekten erschwert oder sogar verhindert. Ressourcen können so nur schlecht oder gar nicht koordiniert, und Daten aus einzelnen Systemen nicht konsolidiert abgebildet werden.